Uw werknemer moet zich houden aan de door u opgestelde voorschriften ten aanzien van ziekte en verzuim. Daarnaast moet uw werknemer het herstel bevorderen, meewerken aan re-integratie en aangeboden passende arbeid aanvaarden. Hoe uw werknemer het herstel bevordert is natuurlijk een zaak die u met uw bedrijfsarts kunt overleggen. Herstel bevorderen kan naast behandeling ook betekenen het onderzoeken van veranderingen met betrekking tot de levensstijl, zoals bijvoorbeeld meer bewegen.

Als de werknemer zich niet houdt aan zijn re-integratieverplichtingen zult u de loonbetaling moeten staken. U moet de werknemer hiervoor wel vooraf informeren. Doet u dit niet, dan kan het UWV oordelen dat u onvoldoende heeft gedaan om de werknemer te motiveren te re-integreren en kan het UWV u als werkgever een loonsanctie opleggen.

Bij het uitoefenen van uw verantwoordelijkheden in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter kunt u zich laten bijstaan, naast de verplichte bedrijfsarts, door diverse deskundigen. Dat kunnen een arbodienst zijn of een arbeidsdeskundige of mediator van de arbodienst zijn en bij re-integratie 2e spoor ook een re-integratiebedrijf. Deze deskundigen kunnen echter nooit uw verantwoordelijkheid overnemen. U dient hun werk dan ook te monitoren en hen aan te spreken op hun kwaliteit. De door u ingehuurde deskundigen zijn alleen aan u verantwoording schuldig. U kunt het vergelijken met de situatie waarin u een geschil heeft met een derde en hiertoe een advocaat inhuurt. De rechter zal niet meer clementie met u hebben als blijkt dat u geen deugdelijke advocaat heeft ingehuurd.

Velen van u kunnen zich de tijd nog herinneren dat zodra een werknemer ziek was, deze werd gemeld bij een van de rechtsvoorgangers van het UWV en daarmee de verantwoordelijkheid voor re-integratie een publieke zaak was.

Sinds de komst van de Wet Verbetering Poortwachter is de re-integratie in de eerste 104 weken van ziekte  uitsluitend een zaak van werkgever en werknemer. Het UWV kan zich niet ongevraagd met de re-integratie bemoeien. Alleen als u of uw werknemer besluit een deskundigenoordeel aan te vragen, zal UWV desgevraagd een oordeel geven.

Het UWV heeft letterlijk de rol van poortwachter: een portier, die controleert of uw werknemer de poort van het sociale zekerheidsgebouw in mag. Of er aanspraak gemaakt kan worden op onze collectieve voorzieningen.

Het UWV toetst of u en uw werknemer voldoende re-integratieinspanningen hebben laten zien, voordat zij  beoordelen of uw werknemer in aanmerking komt voor inkomsten uit publieke middelen. Is het UWV van mening dat er sprake is van onvoldoende inspanning, dan krijgt u alsnog de gelegenheid aan uw inspanningsverplichting te voldoen, terwijl uw loondoorbetalingsverplichting doorloopt. U krijgt dan van UWV een verlengde loondoorbetalingsverplichting opgelegd van maximaal 52 weken.

Belangrijk: Bij de aanvraag van een WIA-uitkering zal het UWV uw inspanningen toetsen op basis van de door u aangeleverde informatie. Over datgene waarover u nalaat iets op te schrijven, kan het UWV niet oordelen. Het is daarom van het grootste belang dat u in het re-integratieverslag goed documenteert welke activiteiten u heeft verricht en welke overwegingen u daarbij had.

Het re-integratieverslag bestaat uit een aantal verplichte onderdelen:

• Probleemanalyse, geactualiseerd
• Plan van aanpak en eventuele bijstellingen hierop
• Eerstejaarsevaluatie
• Actueel oordeel
• Eindevaluatie
• Visie werknemer.

De probleemanalyse wordt altijd opgesteld door de bedrijfsarts. In dit document geeft deze zo gedetailleerd mogelijk weer wat uw werknemer wel en niet kan als gevolg van de  ziekte of beperking. Dat noemen we de belastbaarheid van de werknemer. Dit houdt nadrukkelijk niet in dat de bedrijfsarts medische informatie met u deelt. U ontvangt een vertaling naar mogelijkheden van uw werknemer. Daarnaast geeft de bedrijfsarts een prognose op deze belastbaarheid en welke interventies mogelijk zijn om de belastbaarheid te vergroten. Op basis van dit document kunt u aan de slag met een plan van aanpak.

In het plan van aanpak geeft u aan wat het doel is van de re-integratie en hoe u dit doel samen met uw werknemer wilt bereiken. Dit plan van aanpak evalueert u regelmatig en u stelt het vervolgens zo nodig bij.

Rond de 52e week is er een verplicht evaluatiemoment. De bedrijfsarts stelt een geactualiseerd overzicht van de belastbaarheid op en samen met uw werknemer stelt u formeel vast of u op de goede weg bent met elkaar en past u eventueel het re-integratiedoel aan. Heeft u uw werknemer dan nog niet kunnen herplaatsen binnen uw eigen bedrijf, dan is dit het ultieme moment om (ook) 2e spoor in te gaan zetten.

Hoewel niet verplicht, het is zeker aan te raden meerdere van deze formele evaluatiemomenten te plannen.

In het actueel oordeel geeft de bedrijfsarts de actuele belastbaarheid weer.

In deze documenten geeft u beiden weer hoe het proces verlopen is en de werknemer geeft zijn of haar mening.

Belangrijk: Vergeet niet de documenten waar nodig van uw handtekening te voorzien. Dat geldt natuurlijk ook voor uw werknemer.

Het UWV zal altijd eerst beoordelen of er sprake is van een bevredigend re-integratieresultaat. Wat is dat dan? Er is sprake van een bevredigend resultaat als uw werknemer structureel is herplaatst in arbeid, passend bij zijn of haar mogelijkheden met een zo beperkt mogelijk loonverlies ten opzichte van het oorspronkelijke salaris. Is dit niet aan de orde, met andere woorden werkt uw werknemer niet, terwijl er wel sprake is van mogelijkheden om te werken, dan zal de arbeidsdeskundige van het UWV de inspanningen gaan beoordelen. Samengevat moet u antwoord geven op de volgende vragen:

1. Is uw werknemer geschikt of geschikt te maken voor het eigen werk?
2. Is het eigen werk aan te passen?
3. Is er ander passend werk binnen uw bedrijf (spoor 1)?
4. Heeft u een traject naar re-integratie bij een andere werkgever gestart (spoor 2)?
5. Hebt u zich op tijd deze vragen gesteld en daarop actie ondernomen?

Om dit te kunnen beoordelen, heeft u van uw bedrijfsarts de eerder genoemde probleemanalyse nodig. In deze probleemanalyse geeft uw bedrijfsarts zo gedetailleerd mogelijk aan wat de aard en omvang is van de beperkingen en mogelijkheden, zonder u daarbij van medische informatie te voorzien. Uit deze probleemanalyse moet voor u duidelijk zijn op te maken wat uw werknemer wel of niet kan ten aanzien van werk. Dit noemen we de belastbaarheid van de werknemer. Bijvoorbeeld: hoeveel en hoe vaak kan uw werknemer tillen of hoe lang achter elkaar kan hij aaneengesloten op een stoel zitten? Maar ook de psychische belasting is belangrijk: welke tijdsdruk of productiepieken kan de werknemer aan, kan hij of zij omgaan met lastige of boze klanten?

Daarnaast is het van belang dat de bedrijfsarts een prognose afgeeft op deze belastbaarheid. En niet onbelangrijk: welke interventies kunnen worden ingezet om de belastbaarheid van uw werknemer te vergroten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan inzet van een fysiotherapeut, psycholoog of het aanbieden van trainingen.

Het is verstandig uw bedrijfsarts regelmatig om een actualisering van de belastbaarheid te vragen, zeker als er sprake is van interventies met de bedoeling de belastbaarheid te vergroten.

Het UWV verwacht van u dat gemotiveerd aangeeft of er tot het niveau van het werk, waarin uw werknemer is uitgevallen, wel of geen mogelijkheden zijn voor een andere functie binnen de organisatie.

Mogelijkheden zijn afhankelijk van de grootte van uw bedrijf, de diversiteit aan functies en het verloop in deze functies. Bij de beoordeling neemt u mee of uw werknemer door scholing geschikt te maken is voor dat werk. U verstrekt aan het UWV een overzicht met de motivatie, waarom functies wel of niet geschikt (te maken) zijn voor uw werknemer.

Als er geen mogelijkheden binnen uw eigen bedrijf (spoor 1) zijn of als het niet met zekerheid te zeggen valt dat er mogelijkheden komen, dan is spoor 2 (re-integratie naar  werk bij een andere werkgever) aan de orde. U blijft zolang er een dienstverband bestaat verantwoordelijk voor de re-integratie binnen uw bedrijf. Het is dan ook de bedoeling dat u blijft toetsen of uw werknemer binnen uw organisatie plaatsbaar is. Dat kan aan de orde zijn bij een gewijzigde belastbaarheid van uw werknemer of als er nieuwe mogelijkheden (vacatures) ontstaan.

Om uw werknemer te begeleiden naar werk bij een andere werkgever kunt u een gespecialiseerd re-integratiebedrijf inschakelen, maar dat bent u niet verplicht. Als u het zelf kunt, dan is daar geen bezwaar tegen. U moet in elk geval aantonen dat u adequate inspanningen heeft verricht.

Het gaat dus om de inspanning en niet om een plaatsing. Ook als u een re-integratiebedrijf inschakelt, blijft u als werkgever verantwoordelijk. Dat betekent dat u de werkzaamheden van het re-integratiebedrijf goed moet blijven monitoren. Het re-integratiebedrijf is verantwoording verschuldigd aan u als opdrachtgever en niet aan het UWV.

Deze inspanning houdt in dat u met uw werknemer onderzoekt of laat onderzoeken wat nodig is om de meeste kans te hebben op een nieuwe baan. Dit kan per werknemer verschillend zijn, want het is afhankelijk van de mogelijkheden, vaardigheden en afstand tot de arbeidsmarkt van uw werknemer. Vervolgens stelt u of het re-integratiebedrijf een plan van aanpak op, dat u regelmatig met elkaar evalueert.

Re-integratie spoor 2 kan worden ingezet, zodra duidelijk is dat er geen mogelijkheden zijn binnen uw bedrijf of dat de kans op hervatting binnen het eigen bedrijf zeer klein is. Het UWV verwacht van u dat u spoor 2 uiterlijk vanaf week 52 inzet, tenzij uw werknemer op dat moment nog helemaal niet belast kan worden met arbeid.

Het UWV beoordeelt uw re-integratie-inspanningen aan de hand van de door u verstrekte informatie. Als deze informatie niet compleet of niet duidelijk is, dan neemt UWV contact met u op om u in de gelegenheid te stellen deze informatie te completeren of te verduidelijken. Hiervoor heeft u een week de tijd.

Als het UWV uw re-integratie-inspanningen als onvoldoende heeft beoordeeld ontvangt u hierover een beslissing. In deze beslissing, waartegen bezwaar mogelijk is, staat dat uw loondoorbetalingsverplichting met maximaal 52 weken wordt verlengd.

Wat is een loonsanctie

Een loonsanctie is het uitstellen van de beoordeling van het recht op een WIA-uitkering en dus een verlenging van de loondoorbetalingsverplichting. Wat er ook mis is gegaan in de eerste 104 weken en ook als u na deze weken nog steeds geen inspanningen verricht, een verlenging van de loondoorbetalingsverplichting is maximaal 52 weken. In deze periode kunt u uw werknemer in principe niet ontslaan.

De loondoorbetalingsverplichting kan om verschillende redenen worden opgelegd:

• Het re-integratieverslag is te laat opgestuurd en de loondoorbetalingsverplichting wordt met een evenredig aantal dagen verlengd.
• Het re-integratieverslag is incompleet en ook niet compleet gemaakt binnen een week na verzoek van het UWV. In dit geval wordt de loondoorbetalingsverplichting verlengd met maximaal 52 weken.
• De re-integratie-inspanningen zijn wegens onduidelijkheden in het re-integratieverslag inhoudelijk niet te beoordelen, zelfs niet nadat werkgever een week de tijd heeft gekregen om deze onduidelijkheid weg te nemen. Ook in dit geval is verlenging van de loondoorbetalingsverplichting tot maximaal 52 weken aan de orde.

Dit zijn alle drie administratieve sancties. Bij het opleggen van deze sancties wordt geen oordeel gegeven over uw inspanningen. Deze sancties zijn eenvoudig te voorkomen door uw administratieve organisatie en de verslaglegging van uw inspanningen rond verzuim op orde te hebben. Daarnaast kunt u deze sancties ook eenvoudig “repareren”, maar daarover later meer.

• Als uw re-integratie-inspanningen inhoudelijk als onvoldoende zijn beoordeeld, is ook hier verlenging van de loondoorbetalingsverplichting tot maximaal 52 weken aan de orde.

Het UWV kan maar één keer een loondoorbetalingsverplichting opleggen. Mocht u wegens “niet beoordelen” een loonsanctie opgelegd hebben gekregen, dan wordt deze pas ingetrokken nadat de re-integratie-inspanningen als inhoudelijk voldoende worden beoordeeld.

Uw re-integratie-inspanningen kunnen om verschillende redenen inhoudelijk als onvoldoende worden beschouwd. De meest voorkomende reden voor het opleggen van een verdere loondoorbetalingsverplichting is: “Onvoldoende of te laat iets aan re-integratie gedaan” In dit geval is er vaak niet gestructureerd aan re-integratie gewerkt en zijn zaken op hun beloop gelaten.

Op een tweede plaats komt, in geval van niet meer geschikt zijn voor het (eventueel aangepaste) eigen werk, missen van kansen om uw werknemer binnen het eigen bedrijf te plaatsen (spoor 1) en het niet of niet adequaat inzetten van een traject naar ander werk bij een andere werkgever (spoor 2).

Op drie staat het re-integratie blokkerend advies van de bedrijfsarts (geen of weinig mogelijkheden tot werken), terwijl de verzekeringsarts van UWV van mening is dat er wel mogelijkheden zijn. Andere redenen zijn het niet toepassen van re-integratie richtlijnen van de Nederlandse Vereniging voor Arbeidsdeskundigen en Bedrijfsartsen NAVB of het Expertisecentrum Participatie STECR voor een adequate begeleiding, een arbeidsconflict of niet meewerken van de werknemer aan de re-integratie.

Wanneer uw re-integratie-inspanningen op basis van de door u verstrekte informatie onvoldoende worden geacht, zal het UWV altijd contact met u opnemen om u hierover te horen en u in de gelegenheid stellen aanvullende informatie te verstrekken. Ook beoordeelt UWV of u in geval van onvoldoende inspanningen een deugdelijke grond heeft om deze inspanning niet te leveren. Echter, redenen als

• ik heb de bedrijfsarts gevolgd en die zei dat werknemer nog niet belastbaar was,
• mijn werknemer heeft het verslag niet op tijd ingestuurd,
• mijn werknemer was nog niet toe aan ander werk bij een andere werkgever,
• ik wilde de goede relatie met de werknemer niet onder druk zetten,
• mijn werknemer zit nog in de “medische molen”,

zijn geen deugdelijke grond voor inactiviteit!

Het UWV stuurt u een beslissing waarin staat aangegeven waarom de loondoorbetalingsverplichting met maximaal 52 weken is verlengd. Hiertegen kunt u, als u het daar niet mee eens bent, bezwaar maken.

Bij deze beslissing is ook de rapportage van de arbeidsdeskundige gevoegd. In deze rapportage geeft de arbeidsdeskundige aan hoe u de termijn van 52 weken zou kunnen bekorten. Wanneer bijvoorbeeld “kansen zijn gemist binnen het eigen bedrijf” is het aan u om aan te geven dat u uw werknemer alsnog heeft geplaatst binnen het eigen bedrijf of dat u voldoende onderbouwt waarom u uw werknemer niet kunt plaatsen binnen het eigen bedrijf. In het laatste geval start u een traject richting werk bij een andere werkgever en rondt u dit af. Een traject is afgerond als het volledige re-integratieplan is afgerond of als er sprake is van een plaatsing bij een andere werkgever. Het UWV zal spontaan geen activiteiten meer verrichten totdat de periode van 52 weken verstreken is of wanneer u om een bekorting van de loondoorbetalingsverplichting vraagt.

Zodra u klaar bent met de gevraagde activiteiten, is het zaak dit meteen door middel van een verslag bij het UWV te melden, met het verzoek de verlengde loondoorbetalingsverplichting te bekorten. Het UWV zal uw vervolginspanningen binnen 3 weken beoordelen. Daarna volgt een periode van 6 weken voor de beoordeling van het recht op een WIA-uitkering. Op het moment dat u om verkorting van de loondoorbetalingsverplichting vraagt, en dit wordt gehonoreerd, loopt de loondoorbetalingsverplichting  nog 9 weken door. Daarom is het belangrijk zo snel mogelijk om deze verkorting te vragen. Dit kunt u ook doen als er onverhoopt een situatie ontstaat waardoor uw werknemer langere tijd niet belastbaar is. Dan kunt u immers ook geen re-integratie activiteiten ontwikkelen.

• U kunt de WIA-tijdslijn en formulieren van het UWV gebruiken. Zie de website van het UWV. U kunt op deze manier wellicht voorkomen dat u een administratieve sanctie krijgt opgelegd. Daarnaast verdient het aanbeveling om u, naast de bedrijfsarts, deskundig te laten ondersteunen door een arbodienst, arbeidsdeskundige, mediator en/of een re-integratiebedrijf. Wees kritisch op het werk van uw deskundigen.
• Evalueer regelmatig uw plan van aanpak. Bent u nog op de goede weg of moet het doel en de activiteiten worden bijgesteld? Er is een verplicht evaluatiemoment bij 52 weken. Het is verstandig om op gezette tijden formele evaluatiemomenten in te bouwen. Bijvoorbeeld bij 13, 26 en 39 weken. Het is heel belangrijk uw activiteiten goed te documenteren en uw keuzes te onderbouwen.
• Begin niet te laat aan spoor 2. Bij onwaarschijnlijkheid van mogelijkheden in spoor 1 is het verstandig om meteen spoor 2 te starten. Desnoods een tweesporenbeleid. Als het bij week 52 nog steeds niet gelukt is uw werknemer in spoor 1 te plaatsen, start dan meteen spoor 2. Blijf echter steeds toetsen of er alsnog mogelijkheden ontstaan binnen spoor 1.
• U bent verantwoordelijk voor de inspanningen van uw werknemer. Bij niet meewerken van uw werknemer kan een uiterste maatregel opschorting van loon inhouden.
• Voordat u daartoe overgaat kunt u ook een deskundigenoordeel bij UWV aanvragen.
• Als u twijfelt aan uw inspanningen, kunt u de twee volgende mogelijkheden overwegen: u kunt een second opinion bij een andere bedrijfsarts vragen of u kunt een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV.

Als ondernemer heeft u vaak alleen zijdelings met het UWV van doen. Tót die ineens op uw deur klopt na twee jaar ziekte van een werknemer. Of als u een van uw medewerkers wilt ontslaan. Dan blijkt ineens dat het UWV veel van u verwacht en dat zij behoorlijk wat informatie en formulieren van u nodig hebben.

Dat er in sociaal verzekeringsland veel is veranderd de afgelopen tijd, maakt het er voor werkgevers niet overzichtelijker op. De Wet Verbetering Poortwachter verlangt van u dat u als ondernemer genoeg moeite doet om uw medewerker weer aan het werk te krijgen. Per 1 juli 2015 ging het nieuwe ontslagrecht in. Die bepaalt dat werkgevers voortaan verplicht bij UWV moeten aankloppen als het gaat om bepaalde ontslagzaken.

Ook via de modernisering Ziektewet (wet BeZaVa) en de nieuwe Participatiewet krijgt u als werkgever met UWV te maken.

Met de brochure ‘Wegwijzer UWV voor ondernemers in 10 prangende vragen. Waar helpt UWV ondernemers nu echt mee?’ bieden VNO-NCW en MKB-Nederland samen met het  UWV een wegwijzer aan ondernemers. Hierin staat de meest belangrijke informatie omtrent bovenstaande wetten op een rij, en de gevolgen die deze hebben voor werkgevers. Aan bod komen daarbij de tien meest prangende kwesties die bij ondernemers spelen als het gaat om het UWV. Wanneer krijgt u als werkgever met het UWV te maken en – net zo belangrijk – wanneer níet? Wanneer en op welke manier kan het UWV de ondernemer nu echt bijstaan?

• Expertisecentrum Participatie STECR: www.stecr.nl >> Werkwijzers

• Nederlandse Vereniging voor Arbeidsdeskundigen en Bedrijfsartsen NVAB: www.nvab-online.nl >> Richtlijnen en Kennisdocumenten >> De NVAB Richtlijnen

• UWV: www.uwv.nl >> Werkgevers >> Werknemer is ziek